仕事のスピードは、仕事の効率化ではなく、意思決定の速さの方が大切

働き方

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仕事が山盛りになってくると、「仕事のスピードを上げないと!」ってなります。そのとき、「いかに効率良く仕事をこなすか」に集中しがちですが、実は「意思決定の速さ」の方が重要だと最近よく感じます。

優柔不断な性格が仕事を遅くする

この頃、ようやく若干仕事が落ち着いてきたのですが、少し前は、仕事に追われる毎日でした。

久しぶりに、どっぷり仕事漬けの毎日で、それはそれで楽しかったような気がします。

でも、本当に仕事が回らないほどのボリュームになっていた時期があり、仕事のやり方を見直さないといけないタイミングがありました。

そのとき、冷静に自分の仕事ぶりを振り返っていたのですが、結論としては、「意思決定が遅い」というのが原因。

手を早く動かすことでもなく、人に仕事を任せることでもなく、それ以前に意思決定が遅いんだ、と。

みなさんは、思い当たること、ありませんか?

仕事を効率化することの限界

GTDでタスクを整理してみたり、PCのショートカットを覚えてみたり、いろいろと仕事をスピーディーにこなすためのテクニックがありますね。

確かに、ひとつひとつ身に付ければ、仕事は速くなります。私も、それは非常に実感しています。

特に、エクセルに関しては、触っている時間が長いのもあり、それなりの速度でこなしていると思います。

「仕事を効率化させる技術」というのはHACK系でも色々紹介されていますね。ビジネス書では定番ジャンルのひとつでしょう。

ただし、それだけでは、仕事を早く終わらせるのには限界があると感じました。

結局、仕事が終わったのはいつなんだい?

例えば、1時間の仕事を30分でこなせるようになったとしましょう。日頃の努力の賜物です。

でも、それに取り掛かった時間はいつなんでしょう?

  • いろいろ悩んでいて取り掛かるのが遅くなった
  • なんとなく先延ばしにしてしまった

そんな理由で、仕事に着手するのが1日遅れてしまうこともあります。

1日遅れの仕事を1時間から30分に短縮したところで、「1日+1時間」が「1日+30分」になっただけです。

根本的に「仕事が遅い」ということになってしまいます。

すぐに取り掛かっても、前倒しをしても「遅い」

先延ばしにしない技術、すぐに片付ける技術。そんな本もあります。

私も、優先順位順にTo-Doリストを作って、上から順に仕事を片付けるようにします。

でも、

  • すぐに取り掛かっても、なぜか仕事に時間がかかる。
  • スケジュールを前倒して仕事をしても、気がつくと予定オーバーしそうになっている。

そんなことがあります。

一生懸命、手を動かして、自分を急かしても、山積みになった仕事がなかなか片付きません。

冷静に自分の仕事振りを思い出してみると、個々のタスクは、スピーディーにこなせているけど、完了までに時間がかかることが多いことに気づきました。

「決める」ことを速くすれば、仕事が速く完了する

どこで遅くなっているか考えてみたんですが、「こうしよう」と決断するのに時間がかかっているんですよね。

  • A案でいこうかな
  • メールしようかな
  • どっちを先に片付けようかな
  • もう少し調べたほうがいいかな
  • これ申し込もうかな

そんな風に迷っている時間が、一番のロスでした。

悩んでいる案件を1日先に伸ばして考えてみても、そこまで結論は変わりません。

私の場合は、「意思決定のスピード」が「仕事のスピード」に比例しているような気がします。

「すぐに決める」ことを意識する

そんなことを考えるようになってからは、「すぐ決める」を意識するようにしました。

「その場ですぐに決める。先延ばしにしない」

これだけで、随分仕事がサクサク進むようになりました。

仕事の着手から完了までの時間だけを見ると、「仕事の効率化」に注目してしまいます。

一方で、仕事に着手する前、どうするのか決める部分に注目すると、「迅速な意思決定」の問題に行き着きます。意識しないと、なかなか見えにくい時間の部分です。

To-Doリストを作りながら結論を出す

私の場合、一日の終りに、翌日のTo-Doリストを作って帰ります。

今までは、業務の優先順位をつけて、To-Doリストを作っていました。

でも、それだけじゃ不十分だと思い、

「タスク」ー「とりあえずの結論」

この2つをセットにして、To-Doリストを作るように変更。

見違えるように、仕事が終わるまでの時間が短縮出来ました。

「とりあえずの結論を出して、書いておく」というのが、非常に効果的だったと思います。

「仕事がなかなか片付かない」と思っている方がいらっしゃったら、ぜひ「意思決定を極力速くする」ことを意識してみてはいかがでしょうか?

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